Términos y Condiciones del Servicio — Historia Clínica Duo Software

Última actualización: 9 de septiembre de 2026. Versión 1.0, vigente desde el 9 de septiembre de 2026.

Este documento es el contrato entre quien presta el servicio y quien lo contrata. Está escrito para que se entienda sin abogado. Cuando aparece un término jurídico, se explica en la misma frase.

1. Quién presta el servicio

Esta información se publica en cumplimiento del deber de identificación que el artículo 50 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) impone a todo proveedor que ofrece productos o servicios por medios electrónicos.

Dato	Información
Nombre del comerciante	YHEISON DARÍO JARAMILLO MUÑOZ
Calidad	Persona natural comerciante matriculada. No es una sociedad, ni una S.A.S., ni una persona jurídica. Por eso en este documento no se usa la expresión «razón social», que solo corresponde a las sociedades.
Nombre comercial del servicio	Historia Clínica Duo Software
Identificación	Cédula de ciudadanía 1.053.765.161
NIT	1053765161-4
Matrícula mercantil	No. 18239912, Cámara de Comercio de Pereira
Fecha de matrícula	2 de septiembre de 2026
Domicilio	Belén de Umbría, Risaralda, Colombia
Actividades registradas	CIIU Q8622 (actividades de la práctica odontológica), J6201 (desarrollo de sistemas informáticos) y J6311 (procesamiento de datos, alojamiento y actividades relacionadas)
Tamaño de la unidad económica	Microempresa
Correo de contacto y de notificaciones	historiaclinicaduo2023@gmail.com
WhatsApp de atención	+57 312 6482249
Sitio web	https://www.historiaclinicaduo.com

Verifique usted mismo esta información. La consulta del Registro Único Empresarial y Social es pública y gratuita: busque el NIT 1053765161 (sin el dígito de verificación) o la matrícula 18239912 en rues.org.co.

2. Resumen en lenguaje sencillo

Este resumen ayuda a leer el documento, pero no lo reemplaza. Si hay diferencia entre el resumen y el texto numerado, gobierna el texto numerado.

Le damos acceso por internet a un software de historia clínica odontológica. Es una herramienta: no reemplaza su criterio clínico ni su responsabilidad profesional.
Los datos de sus pacientes son manejados por usted y bajo sus instrucciones. Usted es el Responsable del tratamiento de esos datos; nosotros somos el Encargado que los trata por cuenta suya. No los usamos para fines propios, no los vendemos y no los cedemos.
Usted puede exportar sus datos cuando quiera, sin costo y sin pedir permiso. Nunca retenemos información clínica como forma de presionar un pago.
Puede cancelar cuando quiera, por el mismo canal por el que contrató, sin preaviso, sin penalidad y sin permanencia mínima.
La prueba gratuita dura 21 días, no pide tarjeta y no se convierte sola en un plan pago.
No prometemos un porcentaje de disponibilidad. Explicamos con honestidad sobre qué infraestructura corre el servicio y a qué sí nos comprometemos.
No tenemos certificación ISO 27001, ni informe SOC 2, ni auditoría externa de seguridad, ni aval de ninguna autoridad. No lo afirmamos porque no lo tenemos.
Hay cosas que la ley colombiana no permite limitar, y en este documento se dice cuáles son en vez de esconderlas.

3. Definiciones

Proveedor o nosotros: Yheison Darío Jaramillo Muñoz, identificado en la sección 1, que presta el servicio bajo el nombre comercial Historia Clínica Duo Software.
Cliente o usted: el odontólogo, profesional independiente, consultorio o clínica que contrata la suscripción y que decide para qué se usan los datos de sus pacientes.
Usuario: cada persona a la que el cliente le crea credenciales dentro de su cuenta (odontólogos, auxiliares, personal administrativo).
Titular: la persona natural cuyos datos personales se tratan. En la mayoría de los casos, el paciente.
Plataforma o servicio: el software web accesible por internet, con los módulos descritos en la sección 4.
Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y sobre para qué se usan los datos (artículo 3 de la Ley 1581 de 2012). Aquí es el cliente.
Encargado del tratamiento: quien trata los datos por cuenta del responsable (mismo artículo 3). Aquí somos nosotros.
Contenido del cliente: toda la información que el cliente y sus usuarios cargan o generan en la plataforma: historias clínicas, odontogramas, evoluciones, imágenes, archivos adjuntos, agenda, facturación, inventario, contabilidad y demás registros.
Días hábiles: días distintos de sábados, domingos y festivos en Colombia. Cuando decimos «días calendario», contamos todos los días.

4. Objeto y descripción del servicio

El objeto de este contrato es dar al cliente acceso, por internet y durante la vigencia de su suscripción, a la plataforma Historia Clínica Duo Software, para la gestión de la práctica odontológica. No se entrega copia del programa, no se instala en los equipos del cliente y no se transfiere el código fuente.

La plataforma incluye, en las condiciones y con el alcance descritos en el sitio web y en la documentación:

Historia clínica odontológica por secciones, con registro de evolución.
Odontograma inicial y odontograma final.
Higiene oral con índice de placa, e índices COP y CEO.
Agenda odontológica.
Generación de archivos RIPS (Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud) como soporte de la factura electrónica de venta en salud, y módulo de facturación electrónica.
Cotizaciones, fórmulas médicas e incapacidades.
Inventario de insumos, medicamentos y dispositivos médicos, con semaforización y alertas de vencimiento y de registro sanitario.
Módulo de esterilización con trazabilidad de ciclos e indicadores químico y biológico.
Módulo de contabilidad: ingresos, gastos, caja diaria y cuentas por cobrar.
Firma del profesional en los registros, exportación a PDF y uso desde el teléfono celular.

Sobre la firma del profesional. El módulo de firma opera como firma electrónica, es decir, un método que permite identificar al firmante e indicar su aprobación, en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y del Decreto 2364 de 2012. No afirmamos que constituya firma digital en el sentido del artículo 28 de la misma Ley 527, figura que exige un certificado emitido por una entidad de certificación digital autorizada y que tiene efectos equivalentes a la firma manuscrita. Si en el futuro se incorpora esa tecnología, se informará expresamente.

Lo que este servicio no es. Historia Clínica Duo Software no es un prestador de servicios de salud, no presta asesoría jurídica, contable ni tributaria, y no es un servicio de custodia documental que sustituya las obligaciones del cliente.

5. El servicio es una herramienta: no sustituye el criterio clínico ni la responsabilidad profesional

Esta sección es la más importante para un profesional de la salud y por eso se escribe sin rodeos.

El diagnóstico, el plan de tratamiento, la prescripción, la remisión y toda decisión clínica son del odontólogo tratante y de su exclusiva responsabilidad profesional. El software registra; no decide.
El contenido de la historia clínica —lo que se escribe, lo que se omite, su veracidad, su integralidad, su secuencialidad y su racionalidad científica— es responsabilidad del profesional que la diligencia. La obligación de abrir y conservar debidamente la historia clínica de sus pacientes es del odontólogo, conforme a la Ley 35 de 1989 sobre ética del odontólogo colombiano.
Los cálculos automáticos (índice de placa, índices COP y CEO, totales, saldos), las alertas de inventario (vencimientos, registro sanitario, existencias) y los avisos del módulo de esterilización son ayudas de cálculo y de control. No son un dictamen técnico ni clínico. El cliente debe verificarlos y mantener sus propios controles.
El software genera archivos y reportes (entre ellos los RIPS y los documentos de facturación). Revisarlos, validarlos, presentarlos ante la autoridad que corresponda y responder por ellos es del cliente.
El deber de guardar el secreto profesional sobre todo lo que el odontólogo ve, escucha y comprende por razón de su profesión, y el deber de instruir a su personal auxiliar sobre ese secreto, siguen siendo suyos (Ley 35 de 1989). La historia clínica es un documento privado y sometido a reserva (Ley 23 de 1981 y Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud).
Historia Clínica Duo Software no está habilitado, avalado, certificado ni aprobado por el Ministerio de Salud y Protección Social, la Superintendencia Nacional de Salud, la Superintendencia de Industria y Comercio, la DIAN ni ninguna otra autoridad. Un programa de computador no se habilita; se habilita el prestador de servicios de salud. Lo que sí afirmamos, y es distinto: el software está construido para que el prestador pueda cumplir requisitos que la norma le exige a él, entre ellos los del artículo 18 de la Resolución 1995 de 1999 sobre sistemas automatizados de historia clínica (que los registros no se modifiquen una vez guardados, que se bloquee el acceso no autorizado y que quede identificado el autor de cada anotación).

6. Aceptación del contrato y documentos que lo integran

6.1. El contrato se celebra cuando el cliente marca la casilla de aceptación —que nunca viene premarcada— y crea su cuenta o contrata un plan. La aceptación es expresa: no la presumimos por el simple uso del sitio.

6.2. Conservamos prueba de la relación comercial en soporte duradero, como lo exige el artículo 50 del Estatuto del Consumidor: identificación del cliente, fecha, hora, dirección IP desde la que se aceptó y número de versión del documento aceptado. El cliente puede pedir copia de ese registro en cualquier momento.

6.3. Enviamos acuse de recibo de la contratación al correo registrado, a más tardar el día calendario siguiente, con el plan contratado, el valor, la forma de pago y la fecha de activación.

6.4. Integran este contrato, además de estos Términos y Condiciones: (a) la Política de Tratamiento de Datos Personales del proveedor; (b) el Anexo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales (contrato de transmisión de datos, en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, hoy artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015); y (c) la descripción de planes, precios y funcionalidades publicada en el sitio web al momento de contratar. En materia de datos personales, si hay diferencia, prevalece el Anexo de Encargo.

6.5. Estos documentos están disponibles para consulta, impresión y descarga antes y después de contratar, y se conserva un archivo público de las versiones anteriores.

7. Cuenta, usuarios y credenciales

7.1. Quién puede contratar. Puede contratar quien sea mayor de edad, tenga capacidad legal para obligarse y actúe como odontólogo, profesional independiente, consultorio o clínica. El cliente declara que cuenta con la habilitación o el registro que le exija la normativa de habilitación de prestadores de servicios de salud (Resolución 3100 de 2019 y la Resolución 1732 de 2026 que la sustituye, con su periodo de transición), o que está en trámite de obtenerla. Esa habilitación es suya; el software no la otorga ni la reemplaza.

7.2. Veracidad. Los datos que el cliente registra (nombre, identificación, correo, teléfono, datos de facturación) deben ser ciertos y estar actualizados. El correo registrado es el canal oficial de notificaciones: si cambia, el cliente debe actualizarlo en la plataforma.

7.3. Credenciales. Las credenciales (usuario y contraseña) son personales e intransferibles. El cliente debe crear un usuario distinto para cada persona que acceda y no compartir credenciales entre varias personas. Esto no es una formalidad: el artículo 18 de la Resolución 1995 de 1999 exige que los sistemas automatizados permitan identificar quién hizo cada anotación, y una credencial compartida destruye esa trazabilidad.

7.4. Custodia. El cliente es responsable de la custodia de las credenciales de su cuenta y de las actividades que se realicen con ellas, así como de crear, modificar y desactivar oportunamente los usuarios de personas que dejen de trabajar con él. Si el cliente sospecha que una credencial fue conocida por un tercero o que hubo un acceso no autorizado, debe informarnos de inmediato y, a más tardar, dentro de las 24 horas siguientes, por cualquiera de los canales de la sección 26. Al recibir ese aviso bloqueamos el acceso comprometido sin costo.

7.5. Alcance del plan. El número de odontólogos habilitados en la cuenta debe corresponder al plan contratado. Si el cliente necesita más, puede agregarlos con el valor por odontólogo adicional indicado en la sección 10.

7.6. Acceso del personal técnico del proveedor. Nuestro personal técnico solo accede a la información del cliente en dos casos: (a) cuando el cliente lo solicita para atender un soporte, y (b) cuando es indispensable para un mantenimiento técnico o para corregir una falla. En ambos casos el acceso se limita a lo estrictamente necesario, queda registrado y está cubierto por deber de confidencialidad, en cumplimiento del deber del encargado de permitir el acceso a la información únicamente a quienes pueden tenerlo (artículo 18 de la Ley 1581 de 2012).

8. Obligaciones y declaraciones del cliente

Al contratar, el cliente declara y se obliga a lo siguiente:

Autorización de los pacientes. Los datos de salud son datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, y su tratamiento está prohibido salvo que el titular haya dado su autorización explícita (artículo 6). Obtener esa autorización, informar al paciente que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y conservar la prueba de esa autorización, es obligación del cliente como Responsable. No es nuestra.
Aviso de privacidad y política propios. El cliente debe tener y poner a disposición de sus pacientes su propio aviso de privacidad y su propia política de tratamiento de datos. La política del proveedor no los sustituye.
Custodia y conservación. La custodia de la historia clínica está a cargo del prestador que la generó (Resolución 1995 de 1999) y debe conservarse por un mínimo de quince (15) años contados desde la última atención (Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y del Ministerio de Cultura). Esa obligación es del cliente y ni este contrato ni el uso de la plataforma lo relevan de ella. Por eso recomendamos —y lo decimos como advertencia formal— descargar y archivar una copia propia de la información al menos una vez al mes.
Uso conforme. Usar la plataforma para la gestión de su práctica odontológica, dentro de la ley y respetando la reserva de la historia clínica.
Pago. Pagar oportunamente los valores del plan contratado.
Aviso de incidentes. Informarnos cualquier incidente de seguridad del que tenga noticia y que afecte la información alojada en la plataforma.

9. Prueba gratuita de 21 días

9.1. La prueba gratuita dura veintiún (21) días calendario contados desde la activación de la cuenta, no exige tarjeta de crédito ni ningún medio de pago, y da acceso a las funcionalidades del plan que el cliente elija probar.

9.2. No se convierte sola. Al terminar los 21 días no se hace ningún cobro automático ni se activa ningún plan. La cuenta simplemente deja de permitir el ingreso hasta que el cliente decida contratar. Si el cliente no contrata, no debe nada.

9.3. Avisos. Enviamos aviso al correo registrado cinco (5) días calendario antes de que termine la prueba y el mismo día en que termina, indicando cómo exportar la información y hasta cuándo se conserva.

9.4. Qué pasa con lo que se cargó durante la prueba. Si el cliente cargó pacientes reales, esa información contiene datos sensibles y no puede quedarse en el servidor de manera indefinida ni desaparecer sin aviso. Por eso:

La información se conserva íntegra durante sesenta (60) días calendario contados desde el fin de la prueba.
Durante ese periodo el cliente puede solicitar y obtener, sin costo, la exportación completa en los formatos de la sección 19.
Quince (15) días calendario antes de eliminarla, enviamos un último aviso al correo registrado.
Vencido el plazo, la información se elimina de los entornos de producción dentro de los treinta (30) días siguientes y de las copias de seguridad dentro de los noventa (90) días siguientes.
Si el cliente contrata un plan dentro de esos 60 días, la información permanece intacta y continúa disponible.

10. Planes, precios, impuestos, forma de pago y facturación

10.1. Planes y valores publicados. Todos los valores están expresados en pesos colombianos (COP).

Plan	Valor mensual	Valor anual	Alcance
Individual	$50.000 por mes	$500.000 por año	Un (1) odontólogo
Clínica	$79.000 por mes	$790.000 por año	Hasta tres (3) odontólogos
Odontólogo adicional	$15.000 por mes	Se informa al contratar	Por cada profesional que exceda el plan

10.2. Impuestos. El valor total a pagar, con la discriminación de los impuestos que resulten aplicables, se muestra antes de que el cliente confirme la contratación y se detalla en el documento de cobro. El artículo 50 del Estatuto del Consumidor exige informar el precio total incluyendo impuestos, y así se hace en el momento de la compra.

10.3. Periodicidad y forma de pago. La suscripción se cobra por periodos anticipados: mensual o anual, según lo que elija el cliente. Los medios de pago habilitados se informan en el sitio y en el proceso de contratación.

10.4. Cobro recurrente. Si el cliente autoriza un cobro periódico automático con cargo a una tarjeta u otro instrumento de pago electrónico, esa autorización es revocable en cualquier momento y sin necesidad de justificación alguna, tal como lo dispone el parágrafo 2 del artículo 51 de la Ley 1480 de 2011. La revocación se puede hacer desde la propia cuenta o escribiendo a los canales de la sección 26, y la atendemos sin exigir formalidades ni preavisos adicionales.

10.5. Documento de cobro. Por cada pago se expide el documento que corresponda conforme a las normas tributarias vigentes (artículo 615 del Estatuto Tributario y Resolución 000165 de 2023 de la DIAN), y se remite al correo registrado en la cuenta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al pago. Si por su régimen tributario el proveedor no estuviera obligado a expedir factura electrónica de venta en un momento dado, se le informará al cliente y se le entregará la constancia de pago correspondiente, para que pueda elaborar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar.

10.6. Cambios de precio. Un cambio de precio solo puede aplicarse al periodo siguiente y se avisa con al menos treinta (30) días calendario de anticipación, al correo registrado y dentro de la aplicación. Si el cliente no lo acepta, puede terminar el contrato antes de que el nuevo precio entre a regir, sin penalidad de ninguna clase y conservando la ventana de exportación de la sección 20.

10.7. Intereses de mora. Los valores vencidos causan intereses de mora hasta la tasa máxima legalmente permitida (tasa de usura certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia). No se cobran cargos de reconexión ni de reactivación.

11. Duración, renovación y cancelación

11.1. Duración. El contrato dura lo que dure el periodo pagado y se renueva por periodos iguales mientras el cliente siga pagando.

11.2. Sin permanencia mínima. No se pacta cláusula de permanencia. El plan anual es simplemente un pago anticipado con descuento frente al pago mes a mes; no obliga al cliente a permanecer ni genera sanción alguna si decide no continuar.

11.3. Aviso antes de renovar. Antes de cada renovación con cobro enviamos aviso al correo registrado con al menos cinco (5) días calendario de anticipación, indicando la fecha del cobro y el valor.

11.4. Cancelación. El cliente puede cancelar en cualquier momento, desde su propia cuenta o escribiendo a los canales de la sección 26. Cancelar no exige más requisitos, ni más pasos, ni más formalidades que contratar, ni preaviso, ni justificación, ni comunicación escrita adicional. No hay penalidad por cancelación anticipada.

11.5. Efecto de la cancelación.

En el plan mensual, el servicio continúa hasta el final del periodo ya pagado y no se genera un nuevo cobro.
En el plan anual, el servicio continúa hasta el final del año ya pagado; el cliente conserva el acceso durante todo ese tiempo.
Si la terminación ocurre porque el proveedor incumplió sus obligaciones, el cliente tiene derecho a la devolución proporcional de lo pagado por el tiempo no disfrutado, además de los demás derechos que le concede la ley.

11.6. Terminación por el proveedor. Podemos terminar el contrato por incumplimiento grave del cliente (por ejemplo, los usos prohibidos de la sección 22) o por decisión de cesar la prestación del servicio. En el segundo caso avisamos con noventa (90) días calendario de anticipación, entregamos la información completa en los formatos de la sección 19 y devolvemos la parte proporcional de lo prepagado y no disfrutado.

12. Nota previa sobre el Estatuto del Consumidor

Esta nota se incluye por honestidad y porque afecta la lectura de las secciones 13, 14, 15 y 23.

El numeral 3 del artículo 5 de la Ley 1480 de 2011 define como consumidor a quien adquiere un producto o servicio para satisfacer una necesidad propia, privada, familiar o doméstica, o empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica. Un software de historia clínica odontológica está, por naturaleza, ligado a la actividad económica de un odontólogo o de una clínica, de modo que si en un caso concreto esa relación se califica como relación de consumo o no, es algo que corresponde decidir a la autoridad competente según las circunstancias. Este documento no afirma ni niega esa calificación.

Lo que sí hacemos, y es una decisión deliberada: asumimos contractualmente el piso de protección del Estatuto del Consumidor con independencia de cómo se califique la relación. Es decir, informamos el derecho de retracto y la reversión del pago, asumimos el contenido de la garantía legal y no incluimos cláusulas de las que el artículo 43 de esa ley declara ineficaces. Si alguna estipulación de este documento resultara contraria a esas reglas, se tendrá por no escrita y el resto del contrato continuará vigente.

13. Derecho de retracto

13.1. Qué es. El artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 concede el derecho de retracto, que es la facultad de deshacer el contrato sin explicar por qué, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su celebración, en ventas realizadas por métodos no tradicionales o a distancia cuando se trata de prestación de servicios. Ejercido el retracto, el proveedor debe devolver el dinero en un plazo máximo de treinta (30) días calendario.

13.2. La excepción legal que suele aplicar aquí. El mismo artículo 47 excluye del retracto, entre otros casos, los contratos de prestación de servicios que ya han comenzado a ejecutarse con el acuerdo del consumidor. Un servicio de software en línea empieza a ejecutarse en el momento en que el cliente ingresa a la plataforma, porque desde ese instante recibe efectivamente lo contratado.

13.3. Cómo opera en este servicio, con precisión:

Si el cliente contrata un plan pago y accede a la plataforma (sea después de la prueba gratuita o inmediatamente después de contratar), el servicio ya comenzó a ejecutarse con su acuerdo y se configura la excepción legal: el retracto no procede materialmente. Registramos la fecha y la hora del primer acceso de cada cuenta, y ese registro está a disposición del cliente.
Si el cliente contrata un plan pago y no ha accedido a la plataforma, el servicio no ha comenzado a ejecutarse y el cliente puede retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración, escribiendo a los canales de la sección 26. La devolución del dinero se realiza dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, sin costo, sin descuento y sin penalidad.
No inventamos causales adicionales de exclusión. Solo aplicamos la que la ley establece. Si el cliente considera que su caso encaja en el derecho de retracto, basta con que lo pida y lo estudiamos con ese criterio.

14. Reversión del pago

14.1. Cuándo procede. El artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y el Decreto 587 de 2016 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) permiten al consumidor pedir la reversión del pago cuando la compra se hizo por comercio electrónico y se pagó con tarjeta de crédito, tarjeta débito u otro instrumento de pago electrónico, y siempre que tanto el proveedor como el emisor del instrumento estén domiciliados en Colombia. Las causales previstas son: fraude, operación no solicitada, servicio no recibido, servicio que no corresponde a lo solicitado o que no cumple las características informadas, y servicio defectuoso.

14.2. Cómo se pide. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que el cliente tenga noticia del hecho, debe presentar la queja ante nosotros por cualquiera de los canales de la sección 26, y dentro del mismo plazo notificar al banco o entidad emisora del instrumento de pago. Nosotros expedimos constancia de la queja con indicación de la fecha y de la causal, cualquiera sea el medio por el que se haya presentado. Los participantes del proceso de pago cuentan con quince (15) días hábiles para hacer efectiva la reversión. La reversión puede ser total o parcial.

14.3. Límite honesto. Si el pago se hizo en efectivo o por consignación en ventanilla, esta figura no aplica por definición legal. Eso no afecta la garantía legal de la sección 15 ni los demás derechos del cliente.

14.4. Pagos periódicos. Además de lo anterior, quien autorizó pagos periódicos puede pedir al emisor del instrumento la reversión del pago de un servicio de cumplimiento periódico dentro del mes siguiente a que ocurrió el pago, y revocar la autorización de débito automático en cualquier momento y sin justificación, como se explicó en el numeral 10.4.

15. Garantía legal

15.1. Qué garantizamos. Garantizamos que el servicio funciona conforme a lo descrito en este documento, en el sitio web y en la documentación del producto. Las condiciones objetivas que anunciamos públicamente hacen parte del contenido de esta garantía: si anunciamos un módulo, ese módulo es exigible en los términos en que fue anunciado.

15.2. Qué puede exigir el cliente. Si el servicio no se presta en las condiciones contratadas, el cliente tiene derecho —conforme al numeral 3 del artículo 11 de la Ley 1480 de 2011— a que se le preste en esas condiciones o a la devolución del precio pagado. Escogerá el cliente.

15.3. Cómo se hace efectiva. Sin costo adicional de ninguna clase, sin exigir la presentación de la factura y sin condicionarla a ningún requisito extra. Basta con reportarlo por cualquiera de los canales de la sección 26.

15.4. No renunciamos a la garantía. En este documento no existe ninguna cláusula de «servicio prestado tal como está» ni de exclusión general de garantías. Ese tipo de estipulaciones, frecuentes en contratos traducidos del inglés, son contrarias al régimen colombiano y aquí no se usan.

16. Disponibilidad, mantenimiento y soporte

16.1. Sobre qué infraestructura corre el servicio, dicho sin adornos. La plataforma se presta sobre una infraestructura de alojamiento web compartido contratada con un tercero. Eso significa, en concreto, que los servidores se comparten con otros clientes de ese proveedor, que no existe redundancia geográfica ni conmutación automática ante fallas, y que no hay un sistema público de medición de disponibilidad.

16.2. Por eso no prometemos un porcentaje de disponibilidad. No decimos 99,9%, ni 99,8%, ni ninguna otra cifra, porque no podríamos medirla ni sostenerla, y porque lo que un proveedor anuncia se vuelve contenido exigible de su garantía (artículo 8 de la Ley 1480 de 2011). Preferimos no prometer que prometer de más.

16.3. A esto sí nos comprometemos, y es exigible:

Emplear esfuerzos diligentes y razonables para mantener el servicio disponible de forma continua.
Avisar los mantenimientos programados con al menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación, procurando realizarlos en franjas de baja actividad.
Informar al cliente dentro de las dos (2) horas siguientes a que detectemos una interrupción no programada, e ir informando su estado hasta el restablecimiento.
Atender soporte de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m., hora de Colombia, con primera respuesta dentro de un (1) día hábil.
Restablecer el servicio en el menor tiempo posible y explicar la causa cuando el cliente lo pida.

16.4. Compensación por interrupciones prolongadas. Si una interrupción no programada atribuible al proveedor supera veinticuatro (24) horas continuas, o setenta y dos (72) horas acumuladas dentro de un mismo mes, el cliente puede solicitar el descuento proporcional de esos días en el siguiente cobro o su devolución. Esta compensación no es el único remedio disponible: no limita la garantía legal ni ningún otro derecho del cliente.

16.5. Sobre las causas ajenas. Cuando una falla provenga del proveedor de infraestructura, del proveedor de conectividad del cliente o de un evento de fuerza mayor, lo informaremos con transparencia. Aclaramos algo importante: informar la causa no es trasladar la responsabilidad. Frente al cliente respondemos nosotros por el servicio que contratamos con terceros para prestarlo.

17. Seguridad de la información, copias de seguridad e incidentes

17.1. Medidas que aplicamos. El acceso a la plataforma se hace por conexión cifrada (HTTPS). Existe control de acceso por roles y perfiles, de modo que cada usuario ve solo lo que le corresponde; cada anotación queda asociada a su autor; y se conserva registro de auditoría de las operaciones relevantes, incluidas las correcciones, que se registran sin suprimir lo corregido. Realizamos copias de seguridad periódicas de la base de datos y de los archivos; la frecuencia vigente y el tiempo de retención de esas copias se informan en el sitio y se comunican por escrito al cliente que lo solicite.

17.2. Lo que no tenemos, dicho por nosotros mismos. No contamos con certificación ISO/IEC 27001, ni informe SOC 2, ni auditoría externa de seguridad, ni sello de confianza de ningún tercero. No lo afirmamos porque no lo tenemos. Tampoco prometemos seguridad absoluta ni riesgo cero: el deber legal, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, es adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger la información, y ese deber sí lo asumimos íntegramente.

17.3. Las copias del proveedor no reemplazan el archivo del cliente. Esto es una advertencia formal y se hace por escrito: nuestras copias de seguridad son una medida operativa nuestra, no el archivo del cliente. La obligación de conservar la historia clínica por quince (15) años es del prestador. El cliente debe descargar y archivar sus propias copias de manera periódica.

17.4. Incidentes de seguridad. Si detectamos un incidente de seguridad —cualquier evento de pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a datos personales— lo informaremos al cliente sin demora y, a más tardar, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su detección, describiendo lo ocurrido, la información afectada y las medidas adoptadas. Además, reportaremos el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, por el canal dispuesto para el efecto, en cumplimiento del deber que el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 impone al encargado del tratamiento. El cliente, como responsable, deberá cumplir a su turno sus propios deberes de reporte y de información a los titulares.

18. Protección de datos personales: quién es responsable y quién es encargado

18.1. El reparto de roles. Esta es la parte jurídicamente más importante del contrato y se dice sin ambigüedad:

El cliente —el odontólogo, el consultorio o la clínica— es el RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales de sus pacientes. Es quien decide las finalidades y los medios, quien obtiene y conserva las autorizaciones, quien define su política de tratamiento y quien atiende, en primer lugar, las consultas y reclamos de sus pacientes.
Historia Clínica Duo Software es el ENCARGADO del tratamiento: trata esos datos por cuenta y bajo las instrucciones del cliente, únicamente para prestar el servicio contratado.

Esta distinción está en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y la Corte Constitucional la explicó, al revisar esa ley en la Sentencia C-748 de 2011, con este mismo ejemplo: el hospital que crea la historia clínica es el responsable, y la compañía contratada para procesar esas historias es el encargado. La misma sentencia advierte que el encargado no se exime de su responsabilidad frente al titular; por eso asumimos los deberes que la ley nos impone directamente.

18.2. Datos sensibles. Los datos relativos a la salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012) y su tratamiento está sujeto a un régimen reforzado: exige autorización explícita del titular, el titular debe ser informado de que no está obligado a autorizarlos, y ninguna actividad puede condicionarse a que los entregue. Todo el manejo de la plataforma parte de ese régimen.

18.3. Nuestros compromisos como encargado. Además de los que constan en el Anexo de Encargo, asumimos: tratar los datos conforme a los principios que los tutelan y a las finalidades autorizadas por los titulares; salvaguardar la seguridad de las bases de datos; guardar confidencialidad; permitir el acceso únicamente a quienes pueden tenerlo; tramitar las consultas y reclamos que se nos formulen; actualizar, rectificar o suprimir cuando el responsable lo indique; y no usar los datos para finalidades distintas de la prestación del servicio.

18.4. Anexo de Encargo. El detalle del alcance del tratamiento, de las actividades que realizamos por cuenta del cliente y de nuestras obligaciones frente al cliente y frente a los titulares, consta en el Anexo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales, que se pone a disposición del cliente antes de contratar y hace parte de este contrato. Ese anexo corresponde al contrato de transmisión de datos personales previsto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (hoy artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).

18.5. Dónde están los datos y quién más interviene. El servicio se presta sobre infraestructura contratada con un proveedor de alojamiento web. La identidad de ese proveedor, el país donde están ubicados los servidores y la lista de los demás terceros que intervienen en la prestación (correo, mensajería y notificaciones) se informan en el Anexo de Encargo y se comunican por escrito al cliente que lo solicite. Si los servidores están ubicados fuera de Colombia, la operación constituye una transmisión internacional de datos entre responsable y encargado, que no requiere ser informada al titular ni contar con su consentimiento adicional precisamente porque existe el contrato del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Cualquier cambio de proveedor de infraestructura se avisará al cliente con al menos treinta (30) días calendario de anticipación.

18.6. Registro Nacional de Bases de Datos. Para evitar afirmaciones inexactas: el proveedor no está obligado a inscribir bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, porque el Decreto 090 de 2018 limitó esa obligación a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y a las personas jurídicas de naturaleza pública, y porque el registro es un deber de los responsables y no de los encargados. Esa no obligación no es un aval, ni un registro obtenido, ni una certificación, y no releva de ninguno de los demás deberes de la Ley 1581 de 2012.

19. Los datos del cliente y de sus pacientes: control, exportación y portabilidad

19.1. Una precisión necesaria. En Colombia los datos personales no son objeto de propiedad: son la expresión de un derecho fundamental de su titular, que aquí es el paciente. Por eso no decimos que los datos «son nuestros» ni empleamos el lenguaje del dominio. Lo que afirmamos es más preciso y más útil:

El cliente es el responsable del tratamiento y conserva el control sobre todos los registros que carga o genera en la plataforma.
El proveedor no adquiere ningún derecho sobre el contenido del cliente. No lo usa para fines propios, no lo vende, no lo cede, no lo comparte con terceros salvo lo indispensable para prestar el servicio y bajo los mismos deberes de seguridad y confidencialidad, no lo utiliza con fines publicitarios ni para entrenar sistemas de ningún tipo, y no lo explota estadísticamente.
Si en el futuro quisiéramos usar información agregada y anonimizada para estadísticas o mejoras del producto, se pactaría expresamente y por separado con el cliente, describiendo el proceso de anonimización. Hoy no lo hacemos.

19.2. Exportación en cualquier momento. Durante toda la vigencia de la suscripción el cliente puede exportar su información cuando quiera, sin costo y sin pedir autorización, en estos formatos:

Historia clínica completa del paciente en PDF.
Listados y tablas (pacientes, citas, evoluciones, inventario, ingresos y gastos) en Excel.
Archivos RIPS generados por la plataforma.
Paquete comprimido ZIP con los archivos y documentos adjuntos.

19.3. Copia de la base de datos. Adicionalmente, y como mecanismo de continuidad, el cliente puede solicitar por escrito una copia completa de su base de datos en formato estándar (SQL o CSV). La entregamos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la solicitud, sin costo, hasta una vez por trimestre durante la vigencia del contrato, y sin límite de veces al terminar el contrato.

19.4. Entrega de la historia clínica al paciente. La plataforma permite al cliente entregar a su paciente la historia clínica completa por medio electrónico, de forma gratuita, completa y rápida, como lo exige la Ley 2015 de 2020, y permitir al titular el acceso gratuito a sus datos conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

19.5. Nunca retenemos datos como palanca de cobro. Bajo ninguna circunstancia —mora, disputa comercial, terminación o cierre del servicio— retendremos, bloquearemos ni eliminaremos la información clínica del cliente como medio de presión para obtener un pago. Hacerlo le impediría cumplir una obligación sanitaria de quince (15) años que la ley le impone a él.

20. Falta de pago: mora, suspensión y terminación. Qué pasa con los datos

La suspensión por falta de pago se apoya en la excepción de contrato no cumplido y en la condición resolutoria tácita del Código Civil, y se pacta expresamente aquí, con preaviso y con plazos concretos. Estos son los tres estados y sus consecuencias:

Situación	Plazo	Acceso a la plataforma	Qué pasa con la información
Periodo de gracia por mora	Días 1 a 10 calendario desde el vencimiento	Acceso completo y normal	Intacta. Avisos de cobro el día 1 y el día 7
Suspensión	Desde el día 11 y hasta 60 días calendario	Bloqueado, con preaviso enviado al menos 5 días calendario antes	Se conserva íntegra. El cliente puede solicitar y obtener la exportación completa, sin costo, con entrega dentro de 10 días hábiles
Reactivación	En cualquier momento durante la suspensión	Se restablece al pagar, sin cargo de reconexión	Continúa intacta
Terminación	Al vencer los 60 días de suspensión sin pago	Termina	Se abre la ventana de exportación de la fila siguiente
Ventana de exportación (aplica a toda terminación, por cualquier causa)	60 días calendario desde la terminación	Acceso limitado a la descarga de información, o entrega por parte del proveedor	Se entrega copia completa sin costo. Aviso final 15 días calendario antes de eliminar
Eliminación	Vencida la ventana	—	Eliminación de los entornos de producción dentro de los 30 días siguientes y de las copias de seguridad dentro de los 90 días siguientes

20.1. Si el cliente solicita expresamente, antes del vencimiento de la ventana, un plazo adicional o una entrega en un formato específico para poder cumplir su deber de conservación de quince (15) años, atenderemos la solicitud.

20.2. La terminación del contrato no exime al cliente de pagar los periodos efectivamente prestados, ni al proveedor de entregar la información en los términos de esta sección.

21. Propiedad intelectual y licencia de uso

21.1. El software, su código fuente y objeto, la estructura de la base de datos, las interfaces, los diseños, los textos, la documentación y el nombre comercial «Historia Clínica Duo Software» pertenecen al proveedor y están protegidos por el régimen de derecho de autor aplicable a los programas de computador (Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993). El signo se usa como nombre comercial del servicio; no se afirma que sea una marca registrada ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

21.2. Licencia. Mientras la suscripción esté vigente y al día, el proveedor concede al cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y limitada al número de odontólogos y usuarios del plan contratado, para usar la plataforma en su propia práctica odontológica. La licencia termina con el contrato.

21.3. Esta cláusula recae exclusivamente sobre el software. No alcanza al contenido del cliente, que se rige por la sección 19.

21.4. Sugerencias. Si el cliente comparte sugerencias o ideas de mejora, podemos implementarlas sin que ello genere pago alguno. Enviar sugerencias es voluntario y no da al proveedor ningún derecho sobre la información del cliente.

22. Usos prohibidos

El cliente y sus usuarios no pueden:

Compartir credenciales entre varias personas, o permitir el uso de la plataforma por más odontólogos de los contratados.
Revender, arrendar, sublicenciar o prestar el servicio a terceros, ni usarlo para prestar servicios a otro prestador que no haya contratado.
Descompilar, desensamblar o aplicar ingeniería inversa al software, salvo en la medida en que la ley lo permita expresamente.
Cargar datos personales de pacientes sin contar con la autorización que exige la ley, o usar la plataforma para finalidades distintas de las autorizadas por los titulares.
Acceder o intentar acceder a información de otros clientes, vulnerar controles de seguridad, realizar pruebas de intrusión no autorizadas, o introducir software malicioso.
Realizar extracción masiva y automatizada de datos ajenos a la operación normal, o generar cargas que degraden el servicio para otros usuarios.
Suplantar la identidad de otra persona o profesional dentro de la plataforma.
Usar la plataforma para almacenar información ajena a la práctica odontológica o para fines contrarios a la ley.

El incumplimiento grave de esta sección permite al proveedor suspender o terminar el contrato, previo aviso al cliente y respetando siempre la ventana de exportación de la sección 20, salvo orden de autoridad competente en contrario.

23. Responsabilidad: alcance y límites

23.1. Lo que nunca se limita. Ninguna estipulación de este documento limita, excluye ni traslada la responsabilidad del proveedor por:

El dolo (la intención de causar daño) ni la culpa grave, que la ley colombiana equipara al dolo. El artículo 1522 del Código Civil prohíbe la condonación del dolo futuro.
El daño a la vida, a la salud o a la integridad de las personas.
El incumplimiento de las obligaciones esenciales de este contrato.
Los deberes que la Ley 1581 de 2012 impone directamente al encargado del tratamiento de datos personales, que son indelegables.
La garantía legal descrita en la sección 15.
Cualquier otra materia respecto de la cual la ley colombiana no permita limitar la responsabilidad. En particular, si en un caso concreto la relación se calificara como relación de consumo, el numeral 1 del artículo 43 de la Ley 1480 de 2011 hace ineficaz de pleno derecho toda cláusula que limite la responsabilidad del proveedor por las obligaciones que la ley le impone, y así se entenderá.

23.2. Límite aplicable en lo demás. Fuera de los casos anteriores, y en la medida en que la ley lo permita, la responsabilidad total del proveedor frente al cliente por cualquier reclamación derivada de este contrato se limita a la suma efectivamente pagada por el cliente durante los doce (12) meses anteriores al hecho que da origen a la reclamación, y no comprende el lucro cesante ni los perjuicios indirectos. Esto se apoya en el artículo 1616 del Código Civil, según el cual, salvo dolo, la indemnización comprende los perjuicios que se previeron o pudieron preverse al tiempo del contrato.

23.3. No trasladamos la responsabilidad a terceros. El proveedor no se exonera invocando actos u omisiones de su proveedor de alojamiento, de su proveedor de conectividad o de cualquier otro tercero contratado por él para prestar el servicio. Esos terceros son nuestros, no del cliente.

23.4. Responsabilidad del cliente. El cliente responde por el contenido que carga, por la veracidad e integralidad de sus registros clínicos, por contar con las autorizaciones de sus pacientes, por la administración y desactivación de los usuarios de su cuenta, y por el cumplimiento de sus propias obligaciones profesionales y sanitarias.

23.5. Cláusulas que no existen aquí. Este documento no contiene, y el proveedor se abstiene de incluir, cláusulas que renuncien a derechos del cliente, que inviertan la carga de la prueba en su perjuicio, que impidan resolver el contrato por incumplimiento del proveedor, que presuman su voluntad cuando de ello se deriven pagos a su cargo, que impongan más requisitos para terminar que para celebrar el contrato, ni que sancionen la terminación anticipada. Si alguna estipulación produjera ese efecto, se tendrá por no escrita.

24. Cambios normativos y evolución del servicio

24.1. La normativa aplicable a la práctica odontológica cambia con frecuencia. A la fecha de esta versión, entre otras: la Resolución 948 de 2026 del Ministerio de Salud y Protección Social reglamentó el RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en salud y derogó expresamente la Resolución 2275 de 2023 y las Resoluciones 558 y 1884 de 2024; la Resolución 1888 de 2025 adoptó el Resumen Digital de Atención en el marco de la interoperabilidad de la historia clínica electrónica; y siguen vigentes la Ley 2015 de 2020 y la Resolución 866 de 2021 sobre datos clínicos relevantes.

24.2. Quién responde ante la autoridad. El sujeto obligado frente a esas normas es el prestador de servicios de salud, es decir, el cliente. El software es la herramienta con la que él cumple. No afirmamos que el software esté certificado, avalado ni aprobado respecto de ninguna de esas resoluciones, ni que su uso garantice por sí solo el cumplimiento del cliente.

24.3. Costo de las adaptaciones. Las adaptaciones normativas de los módulos ya contratados se incluyen en el precio del plan, sin cobro adicional, y se realizan con diligencia razonable dentro de los plazos que fije cada norma. Si una norma exigiera desarrollar un módulo nuevo que no hacía parte del plan contratado, se informará al cliente si tiene costo, con preaviso de al menos treinta (30) días calendario, y el cliente podrá terminar el contrato sin penalidad si no lo acepta.

24.4. Evolución del producto. El proveedor puede mejorar, agregar o modificar funcionalidades. Si se decide retirar una funcionalidad esencial del plan contratado, se avisará con al menos treinta (30) días calendario de anticipación y el cliente podrá terminar sin penalidad, con devolución proporcional de lo prepagado y con la ventana de exportación completa.

25. Modificaciones de estos términos

25.1. El proveedor puede actualizar este documento. Los cambios se avisan al correo registrado del cliente y mediante aviso dentro de la aplicación, con al menos quince (15) días calendario de anticipación a su entrada en vigencia, indicando qué cambió.

25.2. Los cambios rigen hacia el futuro y nunca de manera retroactiva. Si el cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato antes de la entrada en vigencia, sin penalidad, con devolución proporcional de lo prepagado y no disfrutado y con la ventana de exportación de la sección 20.

25.3. Los cambios de precio se rigen por el numeral 10.6.

25.4. Los cambios sustanciales de la Política de Tratamiento de Datos Personales se comunican a los titulares antes de implementar la nueva política, como lo exige el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013; y si el cambio se refiere a la finalidad del tratamiento, se obtendrá nueva autorización cuando la ley lo exija.

25.5. Se mantiene disponible un archivo público de las versiones anteriores de este documento, con su fecha de vigencia.

26. Atención al cliente, PQR y hábeas data

26.1. Canales de atención.

Correo electrónico: historiaclinicaduo2023@gmail.com
WhatsApp: +57 312 6482249
Formulario de peticiones, quejas y reclamos disponible en https://www.historiaclinicaduo.com

26.2. Constancia. Toda petición, queja o reclamo recibe una constancia con número de radicado, fecha y hora de presentación, que se envía al correo del solicitante. Conservamos el histórico de esas comunicaciones.

26.3. Plazos de respuesta.

Tipo de solicitud	Plazo	Norma
Petición, queja o reclamo comercial o de soporte	Primera respuesta en 1 día hábil; respuesta de fondo máximo en 15 días hábiles	Compromiso contractual
Consulta sobre datos personales	Máximo 10 días hábiles, prorrogables hasta 5 días hábiles más, informando los motivos	Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012
Reclamo sobre datos personales	Máximo 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo, prorrogables hasta 8 días hábiles más. Se inserta la leyenda «reclamo en trámite» dentro de los 2 días hábiles siguientes	Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012
Queja para reversión del pago	Constancia inmediata con fecha y causal	Artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y Decreto 587 de 2016

26.4. Área designada. El proveedor tiene designada, por escrito, la persona que asume la función de protección de datos personales y atiende las peticiones, consultas y reclamos de los titulares, tal como lo exige el artículo 23 del Decreto 1377 de 2013. Sus datos de contacto constan en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

26.5. Reclamos de pacientes. Como los pacientes son titulares frente al cliente, que es el responsable, si recibimos directamente una consulta o reclamo de un paciente lo tramitamos en lo que nos corresponde como encargado y lo trasladamos al cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, informándole al solicitante.

26.6. Autoridad. En materia de datos personales, el titular solo puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012). Nada de lo dicho aquí restringe el derecho del cliente o del titular de acudir a las autoridades administrativas o judiciales que considere.

27. Ley aplicable y solución de controversias

27.1. Este contrato se rige íntegramente por las leyes de la República de Colombia.

27.2. Arreglo directo primero. Antes de acudir a un juez, las partes intentarán resolver la diferencia mediante arreglo directo, por escrito, durante un plazo de treinta (30) días hábiles contados desde la comunicación de la controversia. Este intento no impide ni retrasa el ejercicio de acciones urgentes ni de las que la ley conceda de forma inmediata.

27.3. Jueces competentes. Agotado ese intento, las controversias serán conocidas por los jueces de la República de Colombia. No se pacta arbitraje obligatorio, ni renuncia al fuero del domicilio del cliente, ni ninguna otra renuncia procesal.

27.4. Si en un caso concreto la relación se calificara como relación de consumo, el cliente conserva íntegramente la posibilidad de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de la acción de protección al consumidor prevista en la Ley 1480 de 2011, y ninguna cláusula de este documento se lo impide ni se lo dificulta.

28. Disposiciones finales

28.1. Cesión. El cliente no puede ceder este contrato sin autorización escrita del proveedor. El proveedor puede cederlo únicamente avisando al cliente con al menos treinta (30) días calendario de anticipación; en ese caso el cliente puede terminar sin penalidad, con devolución proporcional de lo prepagado y con la ventana de exportación completa.

28.2. Nulidad parcial. Si una cláusula de este documento resulta ineficaz, nula o se tiene por no escrita, las demás continúan vigentes y se interpretarán de la manera que mejor conserve el equilibrio del contrato.

28.3. Notificaciones. Las comunicaciones entre las partes se hacen por escrito al correo electrónico registrado de cada una. El cliente debe mantener su correo actualizado; las notificaciones enviadas al correo registrado se entienden recibidas.

28.4. Fuerza mayor. Ninguna parte responde por el incumplimiento causado por fuerza mayor o caso fortuito en los términos del Código Civil. Aclaramos que la fuerza mayor no exonera al proveedor de sus obligaciones de conservar y entregar la información del cliente, que se cumplirán tan pronto cese el evento.

28.5. Acuerdo completo e idioma. Este documento, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales, el Anexo de Encargo y la descripción de planes publicada en el sitio, constituye el acuerdo entre las partes sobre el servicio. El idioma del contrato es el español.

29. Control de versiones

Versión	Fecha de entrada en vigencia	Cambios
1.0	9 de septiembre de 2026	Versión inicial del documento.

Documento: Términos y Condiciones del Servicio de Historia Clínica Duo Software. Versión 1.0. Última actualización: 9 de septiembre de 2026. Las versiones anteriores, cuando existan, permanecerán disponibles para consulta.